Despeje aquí las dudas sobre la masificación voluntaria de la factura electrónica a partir de junio

La fecha de inicio definitivo de facturación electrónica en Panamá será el próximo 1 de junio de 2021, según el Decreto Ejecutivo 766.

Esta fecha rige para las empresas exceptuadas de equipo fiscal y cualquier otra compañía que solicite de forma voluntaria la adopción de la factura electrónica para mejorar sus procesos. Todo esto tiene lugar tras haber finalizado la fase probatoria, de la que participaron 43 empresas.

Actualmente totalizan 17,543,730 facturas electrónicas legales emitidas a clientes, efectuadas por 24 empresas pilotos en fase productiva, según cifras de marzo 2021 de la Dirección General de Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF).

Pero ¿Cuáles son los pasos a seguir para que las empresas que aún no han implementado este nuevo sistema de facturación lo ejecuten? Para responder esta interrogante TVN-2.com conversó con Rafael Montero, CEO de Gurusoft.

¿Desde el 1 de junio todas las empresas del país deben operar con la factura electrónica?

No, a partir del 1 de junio 2021 se inicia la masificación voluntaria, esto indica que las empresas que quieren migrar a Facturación Electrónica deben solicitar a la DGI este cambio.

¿Cuáles son los cambios que vendrá a implementar este método en el proceso de facturación regular?

Eliminación de las impresoras fiscales. Rapidez en los procesos de facturación, reduciendo su tiempo en un 40% como mínimo.

No se necesita resguardar las facturas de forma impresa, el resguardo es de forma digital. Se podrá imprimir la factura electrónica en cualquier impresora normal, no se necesita impresora fiscal para imprimir una factura electrónica.

Automatización en la contabilización de las facturas electrónicas de los proveedores. Análisis de la facturación de una empresa en tiempo real. Generación de Reportes fiscales más eficientes disminuyendo tiempo y costos. Su proceso y sistema de facturación, no será cambiado, seguirán usando su mismo software y proceso de facturación.

¿Cuáles son los pasos para aplicar la modalidad de la facturación electrónica en las pequeñas y grandes empresas?

Las empresas que desean implementar deben conocer el proceso de facturación electrónica para que sean quienes instruyan a sus clientes al momento de empezar a emitir estos documentos. Pedir autorización a la DGI para migrar a facturación Electrónica. Esto se podrá realizar desde el 1 de junio 2021.

Una vez que la DGI autorice la solicitud, deberá gestionar obtener una firma digital. Seleccionar un PAC para la certificación de su factura electrónica. Actualmente NO existen PAC certificados por la DGI.

Adecuar su software de facturación para emitir factura electrónica y se integre al PAC para certificar cada factura emitida.

De forma opcional, El proceso de implementar factura electrónica y las adecuaciones de su software puede hacerlo contratando a una empresa especializada en implementar dicha tecnología.

¿Cuáles son los consejos para conformar un comité de facturación electrónica en las filiales?

En empresas grandes debe existir como mínimo representantes de las áreas de proyectos, facturación, contabilidad y sistemas.

En empresas pequeñas el equipo puede conformarlo el personal de sistemas en conjunto con contabilidad.

El equipo debería tener un gerente del proyecto que ayudará que fluya la información entre el contribuyente y la empresa proveedora de facturación electrónica.

Una gran parte del éxito de este proyecto se basa por parte del cliente en la disciplina que tengan el comité para hacer las pruebas, levantar escenarios de facturación y por parte del proveedor, la experiencia en implementar facturación electrónica en panamá.

Datos

Las primeras facturas electrónicas emitidas por las empresas piloto en ambiente de productivo, ocurrieron en el mes de octubre del 2018, fecha en la que podemos afirmar que fue el “nacimiento de la Factura Electrónica en Panamá”.

Desde el 1 de junio próximo, podrán participar todas las organizaciones que deseen aprovechar sus ventajas para la transformación digital, comercio electrónico, y ahorros operativos.

Esta transición es muy importante e inicialmente se presenta para aquellas compañías que, de manera voluntaria, deseen avanzar y dejar atrás las impresoras fiscales y todo lo que su uso conlleva, al mismo tiempo que aprovechan los beneficios que proporciona la Factura Electrónica en todos los ámbitos.

Todo este panorama ventajoso se ha magnificado en la situación mundial que nos ha tocado vivir por la pandemia del Coronavirus, ya que las empresas han tenido que abrir su compás de opciones, entrando en el mundo digital para ofrecer sus productos por plataformas virtuales y, al poder manejarse con factura electrónica, la emisión de éstas les garantiza a sus clientes la validez fiscal necesaria para que sus compras tengan el respaldo de una factura legal.

También es importante resaltar que este proceso de adopción de factura electrónica llegará progresivamente a ser obligatorio para todas las empresas, lo que significa que desplazará cualquier otro medio de facturación que por los momentos tenga el país y que, en nuestro caso en Panamá, vendría a desplazar a la impresora fiscal, como ha ocurrido en el resto de Latinoamérica desde el 2013 y esto se debe a su innovación de transparencia fiscal, que es primordial para el crecimiento de la economía de cada país.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento (formato XML firmado digitalmente), que registra la transacción de las operaciones de transferencia, venta de bienes y prestación de servicios, generada y firmada electrónicamente por el vendedor, y autorizada electrónicamente por la DGI.

La firma electrónica del vendedor le da validez legal al archivo electrónico y la autorización de la DGI le da validez fiscal.

El documento puede representar una factura, una nota de débito o una nota de crédito.

Al facturar, la empresa la envía en segundos al PAC (Proveedor Autorizado Calificado) para su respectiva autorización, y posterior a esto puede ser entregado al cliente por correo electrónico.

Entre las funciones de los PACs está reportar las autorizaciones de uso que han sido emitidos para los registros de la DGI. Este nuevo modelo de facturación reemplaza a la impresora fiscal.